Залог в прокате решает две задачи: мотивирует клиента вернуть вещь целой и вовремя и покрывает убыток, если этого не случилось. Но работает он только тогда, когда его размер понятен, оформление корректно, а учёт отделён от выручки.
Зачем нужен залог
- Невозврат. Для дорогих вещей залог - главная защита от того, что клиент просто не вернётся.
- Порча и некомплект. Из залога проще удержать стоимость ремонта или потерянного бура, чем требовать деньги потом.
- Просрочка. Залог можно зачесть в плату за лишние сутки.
Для дешёвых вещей залог часто отпугивает клиентов сильнее, чем защищает. Поэтому удобно задавать его для каждой единицы отдельно, а для дорогих - делать обязательным.
Сколько брать
Универсальной цифры нет, но есть ориентиры:
| Вещь | Ориентир залога |
|---|---|
| Дорогая, ликвидная (генератор, камера, сап) | близко к стоимости замены |
| Средняя (перфоратор, палатка, коляска) | 30-60% стоимости |
| Дешёвая и массовая (костыли, трекинговые палки) | фиксированная небольшая сумма или без залога |
Смотрите и на срок: при месячной аренде залог «замораживает» деньги клиента надолго, и слишком большой залог уводит его к конкурентам.
Залог или обеспечительный платёж
В быту деньги, которые берут при выдаче, называют залогом. В договоре корректнее называть их обеспечительным платежом (статья 381.1 ГК РФ): так прямо прописывается, что сумма обеспечивает возврат вещи и возмещение ущерба, возвращается при возврате вещи в нормальном состоянии и может быть зачтена в счёт платы или ущерба.
Документ вместо денег
Брать в залог паспорт нельзя - это документ, который гражданин не обязан оставлять. Водительские права и другие документы тоже плохая идея: они не покрывают ущерб, а проблем создают много. Если не хотите брать деньги, лучше снизить залог, оформить договор с паспортными данными и сделать фото при выдаче.
Возврат, зачёт и удержание
При возврате с залогом возможны три сценария:
- Вернуть целиком - вещь в порядке, аренда оплачена.
- Зачесть в оплату - клиент ещё должен за аренду или просрочку: часть залога уходит в оплату, остаток возвращается.
- Удержать за ущерб - вещь повреждена или некомплектна. Основание - акт и фото при выдаче и возврате.
Учёт залогов на руках
Самая частая потеря - не ущерб, а путаница: залог приняли одной суммой с оплатой, а при возврате никто не помнит, сколько там было залога. Правила простые:
- принимайте залог отдельной операцией, а не вместе с оплатой;
- при закрытии аренды всегда решайте судьбу залога явно: вернуть, зачесть или оставить;
- раз в неделю проверяйте список закрытых аренд, по которым залог ещё у вас.
В РЕНТПОИНТ CRM залог принимается при выдаче, хранится отдельно от оплаты, а при возврате CRM сама считает, сколько зачесть и сколько вернуть. Залоги по закрытым арендам видны на главной.