На складе вещь приходит и уходит один раз. В прокате один и тот же перфоратор за год выдают сорок раз, и каждый раз он может вернуться позже, раньше, без бура или с трещиной на корпусе. Поэтому учёт проката держится не на остатках, а на истории каждой единицы и каждой выдачи.
Прокат - не склад
Складской учёт отвечает на вопрос «сколько у нас есть». Учёт проката - на пять других:
- где сейчас конкретная вещь и когда она вернётся;
- свободна ли она на нужные даты - с учётом броней;
- сколько клиент должен заплатить с учётом срока, скидки и досрочного возврата;
- чей залог сейчас лежит в кассе;
- сколько вещь заработала и сколько простояла.
Если учёт не отвечает хотя бы на один из них, деньги теряются незаметно: на неучтённой просрочке, на «забытом» залоге, на вещи, которая полгода лежит на полке.
Единица, а не название
Главная ошибка - вести учёт по названиям: «перфоратор Makita - 5 шт.». У пяти одинаковых перфораторов разная судьба: один только что из ремонта, у второго треснул кейс, третий сдают каждый день, а четвёртый никто не берёт.
Каждой вещи нужен свой инвентарный номер - наклейка или гравировка - и своя карточка. В карточке стоит держать:
- название, категорию и инвентарный номер;
- цену аренды за период и минимальный срок;
- размер залога и обязателен ли он;
- параметры, важные для вашей ниши: мощность, размер рамы, ростовку, серийный номер;
- стоимость и дату покупки - для договора и расчёта окупаемости;
- историю аренд и ремонтов.
Что записать при выдаче
Выдача - момент, когда фиксируется всё, о чём потом будут спорить. Минимальный набор:
- Кто взял. ФИО и телефон, а для дорогих вещей - паспортные данные для договора.
- Что взял. Конкретная единица по номеру, а не «один перфоратор».
- На сколько. Начало, тариф, количество периодов и плановая дата возврата.
- Сколько стоит. Сумма с учётом ступени цены и скидки - и причина скидки.
- Сколько залога и как принят. Наличными, картой, переводом.
- В каком состоянии. Комплектность и повреждения словами и два-три фото.
Что записать при возврате
При возврате фиксируют фактическое время, состояние и деньги:
- дату и время фактического возврата - от неё зависит пересчёт или доплата за просрочку;
- состояние и комплектность - по тем же пунктам, что при выдаче, и снова фото;
- корректировку суммы: доплату за просрочку или ущерб, либо скидку - с причиной;
- что сделали с залогом: вернули, зачли в оплату или пока оставили.
Если вещь вернули раньше срока, заранее решите правило пересчёта и не меняйте его от клиента к клиенту. Подробно - в статье про досрочный возврат и ступени цены.
Деньги отдельно от залога
Залог - не выручка. Его нужно учитывать отдельно от оплаты, иначе в конце дня касса «сходится», а через неделю выясняется, что часть денег надо вернуть клиентам. Удобнее всего вести по каждой аренде журнал операций: оплата, возврат клиенту, принят залог, возвращён залог, зачёт залога в оплату.
И второе правило: операции не стирают. Если ошиблись в сумме, добавьте исправляющую запись с причиной. Тогда любую цифру можно проверить, а не «поверить на слово».
Цифры в конце месяца
Хороший учёт даёт не только порядок, но и ответы, куда вкладываться:
| Показатель | Что показывает |
|---|---|
| Выручка по единице | какие вещи зарабатывают, а какие нет |
| Загрузка | доля дней, когда вещь в аренде; ниже 20% - повод задуматься |
| Дни в ремонте | какие модели ломаются чаще и съедают прибыль |
| Средний чек и срок | как берут: на день, на выходные, на месяц |
| Долги и залоги на руках | деньги, которые висят и требуют внимания |
Сколько окупается конкретная вещь, можно прикинуть в калькуляторе окупаемости.
Когда тетради мало
Тетрадь и таблица работают, пока прокат помещается в голове одного человека. Первые признаки, что пора переходить на систему:
- появился второй сотрудник или вторая точка;
- одинаковых вещей больше двух-трёх;
- брони на даты начали накладываться;
- в конце месяца непонятно, сколько заработали и кто кому должен.
В РЕНТПОИНТ CRM всё перечисленное выше - карточки единиц, осмотр с фото, журнал оплат на дозапись, залоги и аналитика - работает из коробки. Первые семь дней бесплатно.